DATENSCHUTZ FÜR NUTZER der Plattform.der Plattform.

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Plattform VorAb ist:

VorAb Consulting Ltd
Voufon 26A, Villa 1
Kolpos Korallion
8575 Paphos
Zypern
E-Mail: info@vorab.io

Diese Hinweise gelten für Nutzerkonten der Plattform (Inhaber, Closer und Assistenz) und für die Unternehmensdaten des Coaches. Sie gelten nicht für die Kunden des Coaches, die über die Plattform eine Finanzierung beantragen.

Für die Kunden des Coaches gelten die Datenschutzhinweise unter app.vorab.io/legal/datenschutz.

2. Nutzerkonto und Registrierung

Für die Registrierung geben Sie Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort an. Zu Ihrem Konto speichern wir:

• Name und E-Mail-Adresse
• Ihr Passwort nur als Hash, nicht im Klartext
• Ihre Rolle (Inhaber, Closer oder Assistenz) und Ihre Rechte, etwa ob Sie Finanzdaten sehen dürfen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).

3. Anmeldung, Sicherheit und Speicher im Browser

Nach der Anmeldung besteht eine Sitzung für bis zu 7 Tage. Zur Sitzung speichern wir die IP-Adresse und den User-Agent Ihres Browsers. Mit „Angemeldet bleiben“ bleibt die Sitzung über das Schließen des Browsers hinaus bestehen.

Für die Sitzung setzt die Plattform die Cookies better-auth.session_token und better-auth.session_data. Sie sind für die Anmeldung unbedingt erforderlich; Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zum Schutz vor Fehlversuchen zählt die Plattform fehlgeschlagene Anmeldungen je E-Mail-Adresse (5 Versuche in 15 Minuten) und begrenzt Anfragen je IP-Adresse. Die Begrenzung je IP-Adresse läuft über Upstash Redis in Frankfurt am Main. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb.

Ihre Einstellung für das Farbschema legt die Plattform im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage, Eintrag „theme“) ab. Die Plattform nutzt kein Tracking und keine Analyse-Tools.

4. Anmeldung mit Google oder Apple

Wenn Sie sich mit Ihrem Google- oder Apple-Konto anmelden, erhalten wir vom jeweiligen Anbieter (Google Ireland Limited bzw. Apple Distribution International Ltd.) Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine Kennung des Anbieters. Die Nutzung ist freiwillig; die Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort bleibt möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Unternehmensdaten

Zu Ihrem Unternehmen verarbeiten wir:

• Firma, Kontakt-E-Mail, Telefon (freiwillig) und den Namen Ihrer WhatsApp-Gruppe
• Rechnungsdaten: Anschrift, USt-IdNr. mit Prüfung über VIES, Steuernummer und einen abweichenden Rechnungsempfänger
• Ihren Vertrag mit Unterschriftsdatum und die vereinbarten Provisionssätze
• Logo und Farben Ihrer Marke

Logos und Angebotsblatt liegen öffentlich abrufbar im Speicher von Vercel Blob in Frankfurt am Main. Dokumente und Rechnungen liegen dort privat, ohne öffentlichen Link.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), für Rechnungen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

Die Rechnungen an Coaches stellt derzeit die Breece Marketing Ltd., Voufon 26A, Villa 2, 8575 Pegeia, Zypern, aus. Sie erhält dafür die Rechnungsdaten (Firma, Anschrift, USt-IdNr., Steuernummer, Kontakt-E-Mail) und die abgerechneten Leistungen. Sie verarbeitet diese Daten als eigene Verantwortliche zur Rechnungsstellung und zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

6. Team

Der Inhaber lädt weitere Nutzer per E-Mail ein. Die Einladung enthält einen Link zum Setzen des Passworts, der 7 Tage gültig ist. Wird ein Nutzer aus dem Team entfernt, endet nur seine Teamzugehörigkeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Änderungsprotokoll

Jede Aktion auf der Plattform wird mit Nutzer, dem damaligen Namensstand, IP-Adresse, User-Agent und Zeitpunkt festgehalten. Das Protokoll wird nur ergänzt, nicht geändert. IP-Adresse und User-Agent im Änderungsprotokoll werden nach 90 Tagen entfernt, die übrigen Angaben (Nutzer, Aktion, Zeitpunkt) bewahren wir zehn Jahre auf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.

8. E-Mails und Mitteilungen

Die Plattform versendet E-Mails über Resend, aus diesen Anlässen:

• Passwort zurücksetzen
• Einladung ins Team
• Bestätigung einer neuen Login-E-Mail-Adresse
• Rechnungen mit PDF
• Statusmeldungen zu Anträgen

Dazu zeigt die Plattform Mitteilungen in der App. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Abstimmung über WhatsApp

Zu Anträgen führen wir mit Ihnen und Ihrem Team eine WhatsApp-Gruppe, gemeinsam mit dem VorAb-Team und dem Finanzierungsvermittler. Statusmeldungen zu Anträgen können automatisch in die Gruppe gesendet werden. Verarbeitet werden Name, Telefonnummer und die Inhalte der Nachrichten.

Anbieter ist WhatsApp Ireland Limited. Eine Übermittlung an Meta Platforms, Inc. in den USA ist möglich; sie ist über das EU-US Data Privacy Framework abgesichert (Art. 45 DSGVO).

Die Teilnahme ist freiwillig; alternativ stimmen wir uns per E-Mail ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

10. KI-Assistent und Trainings-Chat

Der Assistent in der App und der Trainings-Chat laufen über Anthropic PBC, USA. Ihre Eingaben werden dafür verarbeitet. VorAb speichert den Verlauf nicht. Anthropic löscht Eingaben nach einer kurzen Frist gemäß den eigenen Richtlinien. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags einschließlich EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Ihre Daten werden nicht für das Training von KI-Modellen genutzt.

11. Support und Notizen

Support-Tickets und Notizen zu Anträgen speichern wir mit ihrem Autor. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Anbindung an Close CRM

Wenn Sie Close CRM anbinden, hinterlegen Sie Ihren eigenen API-Schlüssel. Er wird verschlüsselt gespeichert. Die Daten gehen in Ihr eigenes Close-Konto. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

13. Dienstleister und Übermittlung in Drittländer

Für den Betrieb der Plattform setzen wir diese Dienstleister ein:

• Hosting der Anwendung: Vercel Inc., USA, Region Frankfurt am Main; Speicher Vercel Blob in Frankfurt am Main
• Datenbank: Neon Inc., USA, Postgres in Frankfurt am Main
• Warteschlangen und Begrenzung von Anfragen: Upstash Inc., USA, Frankfurt am Main
• Server für Hintergrundverarbeitungen: Hetzner Online GmbH, Deutschland, Rechenzentrum Falkenstein
• Fehlerüberwachung: Functional Software, Inc. (Sentry), USA, ohne Cookies und ohne IP-Header
• E-Mail-Versand: Plus Five Five, Inc. (Resend), USA
• KI-Assistent und Trainings-Chat: Anthropic PBC, USA
• Automatisierung von Benachrichtigungen: Zapier, Inc., USA, zum Beispiel bei der Registrierung eines Coaches (Firmenname, Kontakt, Rechnungsdaten) und für Statusmeldungen
• Interne Benachrichtigungen des VorAb-Teams: Slack Technologies, LLC, USA, zum Beispiel bei der Registrierung eines Coaches (Firmenname)

Ihre Daten und Dokumente werden in Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Soweit ein Dienstleister seinen Sitz in den USA hat, ist die Übermittlung bzw. ein möglicher Zugriff aus den USA abgesichert: bei Vercel, Resend und Sentry durch deren Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO), bei Neon und Upstash durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Zapier und Slack sind ebenfalls unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Zur Absicherung bei Anthropic siehe den Abschnitt „KI-Assistent und Trainings-Chat“.

14. Speicherdauer

Wir löschen die Daten Ihres Nutzerkontos, sobald sie für die Durchführung des Vertrags nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf.

Im Änderungsprotokoll entfernen wir IP-Adresse und User-Agent nach 90 Tagen, die übrigen Angaben bewahren wir zehn Jahre auf.

15. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Wenden Sie sich dafür an info@vorab.io.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).

Zuständige Aufsichtsbehörde für VorAb ist:

Office of the Commissioner for Personal Data Protection
Iasonos 1
1082 Nicosia
Zypern

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthalts wenden.