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Follow-up-Email auf Deutsch: wie schreibst du sie richtig?
Wie ist eine Follow-up-Email auf Deutsch aufgebaut?
Eine Follow-up-Email ist eine Nachricht, mit der du nach einem Kontakt den nächsten Schritt anstößt: nach einem ersten Gespräch, einem geplatzten Termin, einer Begegnung auf einer Veranstaltung oder nach längerer Funkstille. Sie funktioniert, wenn dein Interessent in wenigen Sekunden versteht, warum du schreibst und was du von ihm möchtest.
Für die Zeit nach einem offenen Angebot gibt es einen eigenen Ablauf mit festem Zeitplan, den der Beitrag Angebot nachfassen beschreibt. Hier geht es um die Mails davor und daneben. Der Aufbau ist bei allen Anlässen gleich:
- Betreff mit Anlass: sagt, worum es geht, zum Beispiel "Unser Gespräch am Dienstag" statt "Kurze Nachfrage".
- Anrede und Bezug: ein Satz, der an euren letzten Kontakt anknüpft und etwas aufgreift, das dein Interessent gesagt hat.
- Mehrwert oder Anlass: warum du dich gerade jetzt meldest, etwa mit einer Antwort auf eine offene Frage.
- Eine Frage zum Schluss: genau eine Frage, die man schnell beantworten kann, zum Beispiel ein Terminvorschlag.
- Kurzer Gruß: dein Name und wie man dich erreicht, ohne lange Signatur voller Links.
Welcher Betreff passt zu einer Follow-up-Email?
Der Betreff entscheidet, ob deine Mail geöffnet wird. Er sollte den Anlass nennen und so klingen, als hättest du ihn nur für diesen Menschen geschrieben. Floskeln wie "Kurze Nachfrage", "Nur zur Erinnerung" oder "Follow-up" sagen deinem Interessenten nur, dass du auf etwas wartest. Besser sind Betreffzeilen, die einen Inhalt versprechen.
Halte den Betreff kurz, verzichte auf Großbuchstaben, Ausrufezeichen und künstliche Dringlichkeit. Ein Betreff, der mehr verspricht, als die Mail hält, kostet Vertrauen. Gute Beispiele sind "Deine Frage zum Ablauf", "Unser Gespräch auf der Messe", "Neuer Termin für unser Gespräch" oder "Wie geht es mit deinem Ziel weiter?".
Welche Vorlagen für Follow-up-Emails kannst du nutzen?
Diese Vorlagen decken die häufigsten Anlässe ab. Passe sie an deine Sprache an und ersetze die Platzhalter in eckigen Klammern durch das, was dein Interessent wirklich gesagt hat. Eine Vorlage ist ein Gerüst, kein Serienbrief: Je genauer der Bezug, desto eher kommt eine Antwort.
| Anlass | Betreff | Vorlage |
|---|---|---|
| Nach dem Erstgespräch | Unser Gespräch heute | "Hallo [Name], danke für das offene Gespräch heute. Du hast gesagt, dass du [Ziel in seinen Worten] erreichen möchtest und dass dich bisher vor allem [Hindernis] aufgehalten hat. Wie besprochen schicke ich dir eine kurze Übersicht zum Ablauf. Passt dir [Tag] für unser nächstes Gespräch?" |
| Nach einem verpassten Termin | Neuer Termin für unser Gespräch | "Hallo [Name], wir hatten heute einen Termin, und ich habe dich leider nicht erreicht. Das kann passieren, oft kommt einfach etwas dazwischen. Möchtest du einen neuen Termin finden? Dann schick mir gern zwei Zeiten, die dir passen." |
| Nach einer Veranstaltung oder einem Kontakt | Unser Gespräch auf [Veranstaltung] | "Hallo [Name], wir haben uns auf [Veranstaltung] über [Thema] unterhalten. Du hattest erzählt, dass [Situation]. Ich fand den Austausch spannend und wollte fragen, ob du Lust auf ein kurzes Gespräch hast, in dem wir uns das genauer anschauen." |
| Nach einer längeren Pause | Wie geht es mit [Ziel] weiter? | "Hallo [Name], wir hatten vor einiger Zeit über [Ziel] gesprochen, und ich wollte hören, wie es bei dir weitergegangen ist. Ist das Thema noch aktuell, hat es sich erledigt, oder ist gerade einfach nicht der richtige Zeitpunkt?" |
Wie bleibt deine Follow-up-Email freundlich, ohne aufdringlich zu wirken?
Aufdringlich wirkt eine Mail, wenn sie ohne Anlass nachfragt, Druck aufbaut oder den Interessenten in die Pflicht nimmt. Sätze wie "Ich habe noch nichts von dir gehört" oder "Wie ich dir schon geschrieben hatte" klingen nach Vorwurf. Schreib stattdessen so, wie du im Gespräch sprichst, und gib deinem Interessenten einen einfachen Ausweg. Wer ohne Gesichtsverlust Nein sagen kann, antwortet eher.
Ob du du oder Sie schreibst, richtet sich nach eurem Gespräch. Hast du dich im Gespräch geduzt, bleibst du in der Mail dabei. Ein plötzlicher Wechsel wirkt distanziert oder anbiedernd. Und schreib lieber zu kurz als zu lang: Eine Follow-up-Email, die man am Telefon in wenigen Sekunden lesen kann, wird öfter beantwortet als eine, für die man sich Zeit nehmen muss.
- Ein Ziel je Mail
- Entweder ein Termin, eine Antwort auf eine Frage oder ein Abschluss, nicht alles auf einmal.
- Seine Worte statt deiner
- Greif auf, was dein Interessent gesagt hat. Das zeigt, dass du zugehört hast.
- Keine Anhänge ohne Absprache
- Schick Unterlagen nur, wenn ihr sie besprochen habt. Mehr dazu unter Unterlagen schicken.
Was tust du, wenn auf die Follow-up-Email keine Antwort kommt?
Bleibt die Antwort aus, ist das selten eine Ablehnung. Oft ist die Mail untergegangen oder der Zeitpunkt passt nicht. Eine zweite, noch kürzere Nachricht nach einigen Tagen ist in Ordnung, am besten mit einer Auswahlfrage, die man mit einem Wort beantworten kann. Kommt danach nichts, schließt du freundlich ab und lässt die Tür offen.
Notiere dir in deiner Sales-Pipeline, wann du dich gemeldet hast und worum es ging. Platzen bei dir häufig Termine, lohnt ein Blick auf die Ursachen im Beitrag No-Show-Termine. Und wenn dein Interessent im Gespräch zögert, weil es um den Betrag geht: Geht es um den Betrag, bietest du deinem Kunden direkt im Gespräch eine Finanzierung an, im Look deiner Marke. Das klärst du am besten in einem kurzen Anruf, nicht in einer langen Mail.
Häufige Fragen
Wann schickst du eine Follow-up-Email nach dem Erstgespräch?
Am besten noch am selben Tag, solange das Gespräch frisch ist. Dann kannst du dich auf Details beziehen, und dein Interessent erinnert sich an das, was ihr besprochen habt.
Wie lang sollte eine Follow-up-Email sein?
So kurz wie möglich. Wenige Sätze reichen: Bezug auf euren Kontakt, Anlass und eine Frage. Alles, was länger ist, gehört eher in ein Gespräch.
Schreibst du in einer Follow-up-Email du oder Sie?
So wie im Gespräch. Habt ihr euch geduzt, bleibst du beim Du. Gab es noch kein Gespräch, etwa nach einem kurzen Kontakt auf einer Veranstaltung, ist das Sie die sichere Wahl, bis dein Gegenüber etwas anderes anbietet.
Was ist der Unterschied zum Nachfassen nach einem Angebot?
Nachfassen nach einem Angebot folgt einem festen Zeitplan, bis dein Kunde entschieden hat. Eine Follow-up-Email ist breiter: Sie passt nach jedem Kontakt, auch wenn noch gar kein Angebot auf dem Tisch liegt.
Wer entscheidet, wenn dein Kunde eine Finanzierung nutzen möchte?
Die Entscheidung trifft allein die Bank. Stimmt sie zu, startet dein Kunde in dein Programm. Das Ergebnis siehst du in VorAb.
Passt VorAb zu deinem Coaching?
Erzähl uns kurz von deinem Coaching. Wir prüfen, ob VorAb zu dir passt, und melden uns persönlich.